不動産売却の必要書類について！契約前後で求められる書類も解説

不動産の売却を進める際には、契約前から引き渡しまでに必要となる書類が複数あることをご存じでしょうか。
手続きに必要な書類を準備できていないと、契約の遅延や思わぬトラブルに発展する可能性もあります。
スムーズな売却を実現するためには、各段階で求められる書類を事前に把握しておくことが重要です。
この記事では、不動産売却において準備すべき書類を、契約前・契約時・決済時に分けて詳しく解説します。

不動産売却前に必要な書類と取得方法について

不動産を売却する際には、さまざまな書類の準備が必要となります。
売主としての責任を果たすためにも、正確な情報を整理しておくことは非常に重要なポイントです。
まずは、不動産売却前に必要となる代表的な書類と、その取得方法について詳しく解説します。

間取り図や測量図は建物の状況を説明する資料

間取り図は、室内の配置や広さを可視化し、測量図は土地面積や境界を示す資料です。
どちらも購入希望者が現況を把握しやすく、境界トラブルの防止にも役立ちます。
古い図面しかない場合でも法的問題は直ちに生じませんが、境界が曖昧なら土地家屋調査士に確定測量を依頼すると安心です。
最新の間取り図は、リフォーム履歴を示す根拠にもなり、買主のローン審査資料として金融機関へ提出されることもあります。
測量図が公図とズレている場合は、境界確認書を添付すると理解が得やすいです。

建築確認済証や検査済証で適法性を証明

これらは、設計段階と竣工時に法適合が認められた証明書で、違法建築の懸念を払拭し取引を円滑にします。
紛失していても、自治体で台帳記載事項証明書などの写しを取得できる場合がありますが、発行に時間を要するため早めの確認が不可欠です。
金融機関によっては、証明書の提示が融資条件になるため、不備があると融資が遅れ契約が白紙になるリスクがあります。
制度開始前の建物は、証明書自体が存在しないケースも多いので、専門家にヒアリングし買主と共有しておくことが望ましいです。

過去の売買契約書を確認し売却準備を整える

売買契約書を見直すと、権利関係や特約事項が確認でき、買主への説明資料として活用できます。
原本がない場合は、当時の仲介業者から写しを取り寄せ、登記事項証明書や固定資産税納付書と合わせて情報を整理しましょう。
とくに、瑕疵担保責任に関わる事項は過去の契約書で確認できるため、減価交渉を受けた際の判断材料になります。
電子データでも問題ありませんが、紙媒体より改ざんの懸念が高いと判断される場合もあるため、閲覧方法をあらかじめ相談しておきましょう。
また、契約書に添付された付帯設備表は修繕履歴や設備保証の有無を示す資料になり、取引後のトラブル抑止に役立ちます。

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不動産契約締結時に必要な書類と取得方法

不動産の売却契約を締結する際には、いくつかの重要書類を揃えておかなければなりません。
これらの書類が揃っていないと、契約がスムーズに進まないばかりか、信頼性にも影響を及ぼします。
この章では、不動産契約締結時に必要な書類とその取得方法について、具体的に解説していきます。

権利証や登記識別情報で所有者を証明

権利証（紙）または登記識別情報（12桁通知）は所有権移転に必須の書類で、紛失時は司法書士の本人確認情報や公証人の事前通知制度で代替します。
いずれも再発行不可のため、複数箇所でコピーを保管し、水濡れや紛失を防ぐ書類ケースを利用すると安心です。
電子化が進む一方で、紙の原本を求める金融機関も残っているため、両方の形式を準備しておくと手続きが円滑です。
金融機関へ提出する際は、コピーに「原本と相違ありません」と記載し署名押印をおこなうと信用度が高まります。

建築確認済証の再提示で信頼性を確保

売却前に提示した証明書がない場合、台帳記載事項証明書を取得しますが、申請から交付まで日数を要するため余裕を持って手続きを進めましょう。
取得方法は、自治体によって窓口・郵送・オンライン申請と異なり、郵送の場合は1週間以上かかることも少なくありません。
買主側のローン期限など、重要な日程と逆算してスケジュールを組むことが大切です。
近年はオンライン交付サービスの対象自治体が増えていますが、電子データを受け付けない金融機関もあるため確認が欠かせません。

運転免許証などの本人確認書類を準備

写真付き身分証がない場合は、健康保険証と住民票など複数の補助書類を組み合わせて本人確認をおこないます。
売買契約当日に本人確認ができなければ決済も延期となり、買主の金利負担が増えるなど損害賠償の対象になる可能性があります。
期限内に再発行が難しい場合は、パスポートや在留カードなど代替書類の可否を早めに司法書士へ確認してください。
なお、マイナンバーカードを利用した電子署名に対応した契約スキームを活用することで、書類のやり取りを短縮できます。

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不動産決済時に必要な書類と、取得方法について

不動産の売却を進めるうえで、最終的な手続きとなるのが決済です。
決済当日は、売買代金の受け渡しや所有権移転など、重要なやり取りがおこなわれるため、必要書類を確実に準備しておくことが求められます。
最後に、不動産決済時に必要となる主な書類とその取得方法について、具体的にご紹介します。

固定資産評価証明書で税額の確認が可能

固定資産評価証明書は、課税標準額を示す書類で、登録免許税や譲渡所得税の計算に使います。
電子連携が進む東京23区などでは、課税明細書の写しで代用できる場合もあるため、自治体に確認しましょう。
評価格の見直しは、毎年1月1日現在の所有者に対しておこなわれるため、売主と買主で税負担を按分する際の客観的根拠としても機能します。
電子送信の対象外地域でも申請当日交付ができない自治体があるため、取得日は余裕をもって設定しましょう。
売主が年度途中で名義変更する場合、固定資産税精算金の計算基準としても評価額は参照されます。

登記関連書類を揃えて所有権移転手続きを円滑に

登記原因証明情報、委任状、印鑑証明書、登記識別情報通知などを司法書士へまとめて提出すると手続きを一括で管理できます。
とくに委任状は、印鑑の押印不備が多く、直前の訂正は決済会場で混乱を招くので、事前に司法書士と内容を共有し点検を受けると安全です。
また、買主が住宅ローンを利用する場合は、金融機関の指定書式が追加で求められる場合があります。
書類はA4クリアファイルでまとめ、項目ごとに付箋を付けておくと決済当日の確認がスムーズです。

司法書士に依頼して書類一式を整える

司法書士へは、仲介会社経由または直接依頼でき、報酬は数万円程度です。
専門家が書類をチェックすることで不備やミスを防ぎ、結果としてスムーズな決済につながります。
不動産仲介会社は複数の司法書士と提携しているため、費用や対応スピードを比較することで、よりコスト効率の良い決済を実現できます。
決済の立会い日程や場所の調整も司法書士が担うため、多忙な売主でも負担を軽減できるでしょう。
近年は、オンライン決済に対応した司法書士も増えているため、地方物件でも対面移動を伴わない取引が可能になりつつあります。

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まとめ

不動産売却に必要な書類は、契約締結前・契約時・決済時の3段階で内容が異なり、正確な準備が取引成功の鍵となります。
図面や確認済証などの基本書類は早めに用意し、本人確認書類や権利証は契約時に求められるため忘れずに対応しましょう。
決済時には登記識別情報や固定資産評価証明書などが必要となるため、各段階の必要書類を事前に把握することが大切です。