賃貸借契約の必要書類について！印鑑証明・住民票・収入証明書も解説

賃貸借契約を結ぶ場合はさまざまな必要書類があるため、事前に用意しておくと手続きがスムーズに進みます。
そもそも、それぞれの必要書類の提出にはどのような意味があるのか、気になる方もいるかもしれません。
今回は、賃貸借契約の必要書類である印鑑証明・住民票・収入証明書について、それぞれの重要性を解説します。

賃貸借契約の必要書類①印鑑証明

賃貸借契約の必要書類のひとつ目は、印鑑証明です。
ここでは、契約者本人と連帯保証人に印鑑証明は必要なのか、印鑑証明書を先方に渡すことが不安な場合について解説します。

契約者本人について

法律上、賃貸借契約において、契約者は銀行印と実印があれば手続きができ、印鑑証明は必須とはされていません。
しかし、賃貸借契約では、不動産会社側のリスクを低減するために、印鑑証明書の提出を求められる場合があります。
実印による捺印だけでは、他人に実印を持ち出されたと言い訳できますが、印鑑証明書が添付されていれば実印の信頼性が高まります。
そのため、契約者に対しても、印鑑証明の提出を求める大家さんもいるのが実状です。

連帯保証人について

契約者本人には印鑑証明を求めなくても、連帯保証人には求めるケースがあります。
賃貸借契約を締結する場合、連帯保証人は同席せずに、郵送で契約書に署名捺印するケースが多いです。
そのため「連帯保証人になったつもりはない」といわれることがないよう、印鑑証明の提出を求められます。
賃貸借契約を結ぶ時点で、連帯保証人の印鑑証明がない場合は、公的機関で登録してもらう必要があります。
連帯保証人を立てることが難しい場合には、家賃保証会社を立てる方法も検討することが可能です。
家賃保証会社を利用する場合、印鑑証明の提出は不要です。

印鑑証明書を先方に渡すことが不安な場合

印鑑証明書は重要書類のため、大家さんや不動産会社に渡すことを不安に感じる方もいるかもしれません。
重要書類の流用をおそれる場合は、印鑑証明書にその使用を限定する文言を記載しておくと安心です。
「○○の賃貸借契約にのみ有効」などの文章を書いておくと、印鑑証明書をほかの目的に使用できなくなります。
ただし、印鑑証明書そのものに利用制限の文言を記載することはできない点に注意しましょう。

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賃貸借契約の必要書類②住民票

賃貸借契約で必要となる書類の2つ目は、住民票です。
ここでは住民票が必要な理由と、どこまでの記載が必要なのか、住民票取得の注意点、実家から住民票を移していない場合に分けて解説します。

住民票が必要な理由

賃貸借契約で使用する住民票は、正確には「住民票の写し」といいます。
役所に登録されている住民票原本から、記載事項を写したものが住民票の写しです。
住民票は主に、公的な書類で入居者の身元確認をするための書類として、使用されています。
賃貸借契約には、運転免許証など本人確認用書類の写しも提出しますが、住民票の写しも合わせて提出を求められることが一般的です。
住民票には、本人の前住所や世帯主などの情報が記載されており、運転免許証の情報を補うものとなっています。
また、住民票の写しの提出は、ほかの本人確認書類の情報と照らし合わせる意味合いも持っています。

住民票にはどこまでの記載が必要なのか

住民票を取得する場合「世帯全員の写し」や「世帯一部の写し」のように、選ぶ項目がいくつかあります。
賃貸借契約で必要となる住民票の写しの種類は、家族構成によって異なります。
独身の場合は、自分の情報が記載された一部事項証明を取得しましょう。
家族世帯の場合は、住民票によって、家族の全員の身分や関係を証明する必要があります。
家族全員の身分や関係を証明するためには、家族全員の住所、氏名、世帯構成がわかる、全部事項証明を取得しましょう。
同棲するカップルや友人同士のルームシェアなどの場合は、それぞれが自分の住民票を入手する必要があります。

住民票取得の注意点

住民票の写しは、マイナンバーが記載されていないものを取得しましょう。
マイナンバーは、所得や年金情報にひも付いている個人情報のため、慎重に管理する必要があります。
マイナンバーが記載されている住民票を提出してしまうと、不動産会社は受け取れません。
再度役所に行って、マイナンバーの記載なしのものを発行してもらうと、時間のロスが生じます。
また、住民票の提出では、現在の住所の証明が必要なため、先立って転出届を出さないことも重要な注意点です。

実家から住民票を移していない場合

学生などの若い方は、一人暮らしをしていても、実家から住民票を移していないケースがあるかもしれません。
住民票は、ほかの地域の役所から直接取得できないため、注意が必要です。
実家の住所で住民票登録している場合は、親に代理取得と郵送をしてもらう方法があります。
実家の地域の役所に、住民票を郵送で送ってもらうことも可能です。
ただし、住民票の請求から送付までには、10日～2週間程度の時間がかかることが一般的ですが、自治体によって異なります。
賃貸借契約では必須となる書類のため、早めに準備しておきましょう。
なお、住民票の写しは、3か月以内に発行したものであれば有効とされています。
引っ越すことが決まった時点で早めに取得しておけば、焦らずに契約を進められるでしょう。

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賃貸借契約の必要書類③収入証明書

収入証明書は、賃貸借契約前の審査で使用されることが多い書類です。
ここでは、収入証明書が必要な理由と種類、ない場合の対処法について解説します。

収入証明書が必要な理由

賃貸借契約で収入証明書が必要となるのは、契約者が家賃を継続的に支払い続ける能力があるかを判断するためです。
入居審査では、大家さんや不動産会社によってさまざまですが、一般的には家賃が月収の3分の1以内が目安とされています。
また、収入の額面は基準を満たしていても、安定性に欠けていたり、短期間に転職を繰り返していたりなどの不安要素がある場合にも、審査に落ちる可能性があります。

収入証明書の種類

収入証明書には、市町村役場で発行されるもの、勤務先で発行されるもの、確定申告書の写しの3種類があります。
市町村役場で受け取れる以下の書類は、どれも収入証明書として使用できます。

●所得証明書
●課税証明書
●所得・課税証明書　

勤務先では、源泉徴収票や給与支払証明書を発行してもらえます。
自営業や副業をしている方は、確定申告書の写しを収入証明書として使用可能です。
また、審査機関によっては、銀行通帳の写しを収入証明として認めるところもあります。

収入証明書がない場合の対処法

マンスリーマンションなどの短期契約の賃貸物件は、収入証明書の提出が不要な場合があります。
収入証明書が用意できない場合は、提出不要の物件を探すのもひとつの手です。
物件によっては、数か月分の家賃を前払いすれば、収入証明書を不要とするところもあります。
UR賃貸住宅では、年単位の家賃と共益費を支払えば、収入証明書が不要です。
納税証明書を提出し、収入証明書の代わりとする方法もあります。
納税証明書は、税務署の窓口や郵送、オンラインでの請求が可能です。
所得税の納税証明書には、未納額の記載項目があります。
未納がある場合は納税証明書を提出すると、入居審査に落ちる可能性が高まるため、注意しましょう。

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まとめ

賃貸借契約の必要書類には、印鑑証明書や住民票、収入証明書などがあります。
印鑑証明書は実印の信頼性を高めるので、住民票はほかの本人確認書類との照合のために提出を求められます。
収入証明書はさまざまな入手方法がありますが、取得できない場合は納税証明書を代わりにすることも可能です。